قد يحمل عرضان للأيزو اسم المواصفة نفسها في الصفحة الأولى، بينما يشملان أعمالاً مختلفة. فقد يتضمن أحدهما المساعدة في تحضير شركتك، ويبدأ الآخر بتدقيق منح الشهادة على افتراض اكتمال التحضير. لا يخبرك الإجمالي الأقل بالكثير ما لم تتضح هذه المسؤوليات.
ابدأ بإرسال المعلومات نفسها إلى كل مقدّم عرض: متطلب المشتري المكتوب، والأنشطة والمواقع المعنية، والنظام القائم في شركتك. توصي منظمة ISO بتقييم عدة جهات لمنح الشهادات والتحقق من ممارساتها واعتمادها. وإرسال وصف موحّد للاحتياج يجعل مقارنة إجاباتها أوضح. إرشادات ISO لاختيار جهة منح الشهادات
قارن العروض على أساس موحّد
استخدم الأسئلة التالية لتحديد الاختلافات بين الأعمال المشمولة. وسجّل أي سؤال بلا إجابة لطلب توضيحه من مقدّم العرض؛ فغياب البند لا يبيّن إن كان مشمولاً.
| بند المقارنة | أهميته | ما الذي تسأل عنه قبل القبول؟ |
|---|---|---|
| المواصفة ومتطلب الجهة المشترية | قد تستهدف العروض احتياجات مختلفة. | هل يعالج كل عرض نص المتطلب الذي تلقيته؟ |
| الأنشطة والمواقع | اختلاف نطاق التغطية يغيّر أساس المقارنة. | ما العمليات والمواقع المشمولة؟ |
| التحضير ومنح الشهادة | لكل منهما مسؤوليات مختلفة. | من يهيّئ النظام ومن يدققه، وما الأعمال المستثناة؟ |
| الجهة المانحة والاعتماد | ينبغي أن يتوافق مسار المنح المقترح مع أي شرط يحدده المشتري. | ما الجهة التي ستصدر الشهادة، وما نطاق اعتمادها إن كان الاعتماد مطلوباً؟ |
| الأعمال الأولية واللاحقة | قد لا يشمل العرض الأولي الخدمات اللاحقة. | هل يشمل العرض مراحل التدقيق والمتابعة والتجديد والسفر، أم تُسعّر منفصلة؟ |
لمقارنة العروض التي تلقيتها، حمّل ملف المقارنة الفارغ (XLSX، بالعربية والإنجليزية). دوّن نطاق كل عرض والأسئلة التي ما زال على مقدم الخدمة الإجابة عنها. يتّسع الملف لعروض ثلاثة مقدمي خدمة كحد أقصى.
لماذا قد يختلف عرضان لأسباب مبرّرة؟
يربط IAF MD 5:2023 تخطيط وقت تدقيق أنظمة إدارة الجودة والبيئة والصحة والسلامة المهنية بعدد العاملين وعوامل أخرى، منها تعقيد العمليات أو مخاطرها. ولا يكفي عدد العاملين وحده. لا تحدد هذه الوثيقة سعراً سوقياً، ولا ينبغي افتراض انطباق قواعدها بالطريقة نفسها على جميع مواصفات الأيزو. وثيقة IAF MD 5 لتحديد وقت التدقيق
ينبغي أن تظهر هذه الاختلافات في عرض السعر. اسأل عمّن يهيّئ النظام، ومن يجري التدقيق، وما الأعمال التي يجب أن يُكملها فريقك. وإذا افترض مقدّم العرض أن السجلات أو التدقيق الداخلي أو الأعمال التصحيحية مكتملة، فاحسم ذلك قبل الاتفاق على الجدول. الفرق بين دعم التحضير ودور جهة منح الشهادات
مصنع منشأة غذائية ومستودعها المنفصل
لنفترض منشأة غذائية لديها مصنع ومستودع منفصل. يصف عرضٌ التصنيع داخل المصنع، ويشمل العرض الثاني التخزين وإرسال البضائع من المستودع أيضاً. مقارنة الإجماليين مباشرةً تخفي اختلافاً جوهرياً في الأعمال المقترحة. حدّد أولاً العمليات والمواقع التي يتوقع العميل شمولها، ثم اطلب من الجهتين تسعير النطاق نفسه. فهم نطاق الشهادة والأنشطة والمواقع المشمولة
وضّح الاختلافات قبل قبول العرض
اطلب أن يوثّق العرض النهائي النطاق والمسؤوليات والاستثناءات والأعمال اللاحقة المتفق عليها. وينبغي أن تظهر فيه أيضاً التعديلات التي اتُّفق عليها خلال المكالمات. وإذا اشترط المشتري الاعتماد، فتحقّق من الجهة المانحة المقترحة والنطاق المعني قبل الالتزام. تتخذ جهة منح الشهادات قرار المنح، ويقيّم المشتري مدى استيفاء الشهادة لمتطلبه. ما الذي يثبته الاعتماد وما الذي لا يضمنه؟
للاستفسار الأولي لدى عراق سيرت، اذكر المواصفة ونشاط الشركة ومواقعها ونص متطلب المشتري. يمكننا مناقشة دعم التحضير والتنسيق الذي تحتاجه؛ وتبقى مسؤولية التدقيق وقرار منح الشهادة لدى جهة المنح المستقلة. يوضح دليل التكلفة والإجراءات كيفية إعداد طلب عرض سعر جديد. نطاق عرض سعر الأيزو وإجراءاته في العراق